KOLL 365
Ledningssystem
Vårt ledningssystem ger dig koll på ISO, styrande dokument och godkännanden för en effektivare verksamhet.
Fast månadskostnad
Ingen startavgift, ingen bindningstid.
Använd på alla enheter
Fungerar på alla enheter – telefon, dator och surfplatta.
Allt i Microsoft 365
Ledningssystemet är snabbt, smidigt och helt integrerat i Microsoft 365.
Nu finns vårt ledningssystem även i Microsoft Teams
Använd ledningssystemet där du är. Få åtkomst direkt från Teams via vår Teams-app.
Vad är Koll 365 Ledningssystem?
Koll 365 Ledningssystem är ett kvalitetssystem i Microsoft 365 som ger dig smidig tillgång till rätt information var du än befinner dig – allt paketerat till en fast kostnad per månad. Med Koll 365 Ledningssystem får du ordning på dokument, flöden och processer och sparar tid till det som är viktigt.
“Tack vare Koll 365 Ledningssystem blir informationen lättillgänglig för hela organisationen. Vi har effektiviserat kvalitetsprocessen och rationaliserat hela certifieringsarbetet.”
Göran Hallbäck
Quality Director, KB Components
Koll 365 Ledningssystem ger dig koll på styrande dokument
Med vårt ledningssystem i Microsoft 365 får ni ordning och reda på dokument, information, flöden och processer på arbetsplatsen, vilket sparar tid för er att fokusera på det som är viktigast i ert företag.
Det finns undersökningar som visar att närmare hälften av kontorsanställda lägger minst tio timmar i månaden på att leta efter information. Ledighetsansökningar, dokumentmallar, bilder, allt ligger alltså i en rörig mapp någonstans på en server. Så behöver det inte vara. Med ett Ledningssystem i Microsoft 365 når ni därför efterlevnad och skapar tydlighet avseende organisationens processer och aktiviteter.
Med Koll 365 – Ledningssystem har alla medarbetare tillgång till de senaste versionerna av viktiga dokument samt att vi kan publicera en mängd information såsom media, länkar, processansvariga med mera. Genom systemets enkla uppbyggnad och utgångspunkt i standardkomponenterna i Microsoft 365 skapar vi en förändringsbar lösning som ni själva anpassar i takt med verksamhetens behov. Systemets uppbyggnad är pedagogisk och innefattar en sökfunktion.
Koll 365 Ledningssystem är byggt för en mobil arbetsplats, vilket innebär att du har tillgång till dokumenten var du än befinner dig och oavsett vad du använder för enhet – telefon, dator eller surfplatta. Det levereras som en tjänst till fast månadskostnad – utan bindningstid. Full support och uppdateringar ingår.
- Microsoft 365-funktioner
- Verktyg för att rita processkartor med: enkel visualisering med processboxar
- Beskrivning (text/bild/film)
- Dokumenthantering
- Länkar
- Visning av processansvarig
- Visning av Power-BI-rapporter (kräver separat användarlicens för Power-BI)
- Formulärfunktion
FAQ Ledningssystem
Vad är ett ledningssystem?
Ett ledningssystem (även kallat verksamhetssystem eller kvalitetssystem) är en plattform för att dokumentera hur verksamheten ska styras. Ett ledningssystem kan många gånger vara knutet till en speciell aspekt av arbetet, som kvalitet eller miljö – eller för den delen arbetsmiljö eller informationssäkerhet – och är alltid starkt sammanvävt med ett arbetssätt för ständiga förbättringar. Det handlar alltså inte endast om de tekniska förutsättningarna, utan om att skapa ett gemensamt förhållningssätt till styrande dokument i organisationen, vare sig man använder en pärm eller ett modernt IT-stöd. Inte minst använder man ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (för att certifiera sig mot standarden ISO 9001, exempelvis).
Vad ska jag tänka på vid införandet?
För att införandet av ledningssystem ska bli lyckat behöver du förankra förändringarna med din organisation. Se till att du får med dig såväl ledningen som processansvariga. Ju mer du får med dig kollegorna och övriga organisationen, desto snabbare får ni ett ledningssystem som används och lever. På så vis får ni ett system som bygger på gemensamma insatser och engagemang.
Är det svårt att använda?
Ett ledningssystem är så komplicerat som du väljer att göra det. Många associerar ledningssystem med flöden för godkännanden och liknande funktioner. Dessa är oftast väldigt bra ingredienser, men ibland kan det löna sig att lära känna det och bygga upp grunden för att sedan bättre kunna förstå hur man vill använda det och då implementera de flöden som behövs. Väljer ni ett flexibelt ledningssystem är det inga bekymmer att bygga steg för steg och tänka långsiktigt. Tänk på att det primärt är ett verktyg för alla i din organisation, men långt ifrån alla kommer att ha så bra förståelse som du kommer att ha. Därför är det viktigt att försöka hålla det så enkelt som möjligt. En viktig del är en bra sökfunktion, för att minimera tiden som läggs på att leta.
Vilka är fördelarna med att ha ledningssystemet i Microsoft 365?
Om er organisation redan använder Microsoft 365 finns det många fördelar med att använda Koll 365 Ledningssystem. Det är användarvänligt vilket innebär att även personer med begränsad datorvana med lätthet kan nyttja det. I och med att tjänsten bygger på Microsoft 365-komponenter finns det stora möjligheter att integrera ledningssystemet med exempelvis Microsoft Teams. All data som genereras finns i er egen Microsoft 365-miljö, vilket innebär att om ni skulle säga upp tjänsten kommer datan fortsätta finnas tillgänglig i er egen miljö.
Är det bara till för ledningen?
Nej. Ett ledningssystem bör vara till för alla på företaget för att där kunna ta del av information kring alla processer. Det fungerar helt enkelt som ett stöd för medarbetarna i det dagliga arbetet – inte bara för högsta ledningen.
Hur säkert är Koll 365 Ledningssystem?
Eftersom ledningssystemet bygger på komponenter i Microsoft 365, är säkerheten en prioriterad aspekt. Det innebär att ledningssystemet anammar den säkerhet som ni har i er Microsoft 365-miljö, exempelvis med multifaktorautentisering.
Lagras datan i SharePoint Online?
Ja. All data som skapas eller sparas i ledningssystemet lagras i SharePoint Online. Det innebär att du automatiskt får fördelar som exempelvis versionshantering (vilket innebär att alla ändringar blir spårbara).