KOLL 365
Ledningssystem
Vårt ledningssystem ger dig koll på ISO, styrande dokument och godkännanden för en effektivare verksamhet.
Fast månadskostnad
Ingen startavgift, ingen bindningstid.
Använd på alla enheter
Fungerar på alla enheter – telefon, dator och surfplatta.
Allt i Microsoft 365
Ledningssystemet är snabbt, smidigt och helt integrerat i Microsoft 365.
Nu finns vårt ledningssystem även i Microsoft Teams
Använd ledningssystemet där du är. Få åtkomst direkt från Teams via vår Teams-app.
Vad är Koll 365 Ledningssystem?
Koll 365 Ledningssystem är ett kvalitetssystem i Microsoft 365 som ger dig smidig tillgång till rätt information var du än befinner dig – allt paketerat till en fast kostnad per månad. Med Koll 365 Ledningssystem får du ordning på dokument, flöden och processer och sparar tid till det som är viktigt.
“Tack vare Koll 365 Ledningssystem blir informationen lättillgänglig för hela organisationen. Vi har effektiviserat kvalitetsprocessen och rationaliserat hela certifieringsarbetet.”
Göran Hallbäck
Quality Director, KB Components
Koll 365 Ledningssystem ger dig koll på styrande dokument
Med vårt ledningssystem i Microsoft 365 får ni ordning och reda på dokument, information, flöden och processer på arbetsplatsen, vilket sparar tid för er att fokusera på det som är viktigast i ert företag.
Det finns undersökningar som visar att närmare hälften av kontorsanställda lägger minst tio timmar i månaden på att leta efter information. Ledighetsansökningar, dokumentmallar, bilder, allt ligger alltså i en rörig mapp någonstans på en server. Så behöver det inte vara. Med ett Ledningssystem i Microsoft 365 når ni därför efterlevnad och skapar tydlighet avseende organisationens processer och aktiviteter.
Med Koll 365 – Ledningssystem har alla medarbetare tillgång till de senaste versionerna av viktiga dokument samt att vi kan publicera en mängd information såsom media, länkar, processansvariga med mera. Genom systemets enkla uppbyggnad och utgångspunkt i standardkomponenterna i Microsoft 365 skapar vi en förändringsbar lösning som ni själva anpassar i takt med verksamhetens behov. Systemets uppbyggnad är pedagogisk och innefattar en sökfunktion.
Koll 365 Ledningssystem är byggt för en mobil arbetsplats, vilket innebär att du har tillgång till dokumenten var du än befinner dig och oavsett vad du använder för enhet – mobiltelefon, dator eller surfplatta. Det levereras som en tjänst till fast månadskostnad – utan bindningstid. Full support och uppdateringar ingår.
Exempel på användningsområden:
Ledningssystem kvalitet ISO 9001
ISO 9001 är en internationell standard för kvalitetsledningssystem som är utformad för att hjälpa organisationer att uppnå och upprätthålla hög kvalitet på sina produkter och tjänster. ISO 9001-standardens struktur inkluderar bland annat krav på kvalitetspolicy, ledningsengagemang, processhantering, resursförvaltning, produktrealisering, mätning, analys och förbättring. Genom att uppfylla ISO 9001-standardens krav kan organisationer öka kundnöjdheten, förbättra processerna och minimera risker och fel.
Ledningssystem miljö ISO 14001
ISO 14001 är en internationell standard för miljöledningssystem som är utformad för att hjälpa organisationer att uppnå och upprätthålla höga miljöstandarder. ISO 14001-standardens struktur inkluderar bland annat krav på miljöpolicy, ledningsengagemang, miljöaspekter, miljöpåverkan, miljömål, resursförvaltning, miljöprestanda, övervakning och mätning, ledningsgranskning och förbättring. Genom att uppfylla ISO 14001-standardens krav kan organisationer minska sin miljöpåverkan, förbättra resursanvändningen och minimera risker och fel. Det kan också hjälpa organisationer att uppfylla lagstadgade krav och öka kundnöjdheten genom att visa sitt engagemang för miljön.
Ledningssystem ISO 45001 Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
ISO 45001 är en internationell standard för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. ISO 45001-standardens struktur inkluderar bland annat krav på hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, ledningsengagemang, riskhantering, resursförvaltning, planering och genomförande, mätning, analys och förbättring. Genom att uppfylla ISO 45001-standardens krav kan organisationer minska sin risk för olyckor och sjukdomar på arbetsplatsen, förbättra arbetsmiljön och öka medarbetarnas hälsa och säkerhet. Det kan också hjälpa organisationer att uppfylla lagstadgade krav och öka kundnöjdheten genom att visa sitt engagemang för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.
- Microsoft 365-funktioner
- Verktyg för att rita processkartor med: enkel visualisering med processboxar
- Beskrivning (text/bild/film)
- Dokumenthantering
- Länkar
- Visning av processansvarig
- Visning av Power-BI-rapporter (kräver separat användarlicens för Power-BI)
- Formulärfunktion
Vanliga frågor och svar
Vad är ett ledningssystem?
Ett ledningssystem (även kallat verksamhetssystem eller kvalitetssystem) är en plattform för att dokumentera hur verksamheten ska styras. Ett ledningssystem kan många gånger vara knutet till en speciell aspekt av arbetet, som kvalitet eller miljö – eller för den delen arbetsmiljö eller informationssäkerhet – och är alltid starkt sammanvävt med ett arbetssätt för ständiga förbättringar. Det handlar alltså inte endast om de tekniska förutsättningarna, utan om att skapa ett gemensamt förhållningssätt till styrande dokument i organisationen, vare sig man använder en pärm eller ett modernt IT-stöd. Inte minst använder man ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (för att certifiera sig mot standarden ISO 9001, exempelvis).
Vad krävs av ett ledningssystem?
Ett väl fungerande ledningssystem kräver flera komponenter för att uppfylla organisationens mål och samtidigt minimera risker och fel. Några av de viktigaste kraven för ett ledningssystem inkluderar:
• Etablera en tydlig policy: En organisation behöver ha en tydlig policy som beskriver organisationens mål och vilka strategier som ska användas för att uppnå dessa mål.
•
Ledningsengagemang: Ledningen behöver vara engagerad och aktivt stödja ledningssystemet för att det ska fungera väl.
• Processhantering: Organisationens processer behöver identifieras, dokumenteras och utvärderas för att säkerställa att de fungerar effektivt och uppfyller organisationens mål.
• Resursförvaltning: Organisationen behöver se till att det finns tillräckliga resurser tillgängliga för att genomföra och upprätthålla ledningssystemet.
• Mätning, analys och förbättring: Organisationen behöver ha processer för att mäta och utvärdera ledningssystemets prestanda för att kunna identifiera och åtgärda problem och förbättra ledningssystemet kontinuerligt.
Varför ska man jobba med ledningssystem?
Det finns flera fördelar med att jobba med ledningssystem inom en organisation, bland annat:
• Ökad effektivitet: Ett väl fungerande ledningssystem kan hjälpa organisationen att öka sin effektivitet genom att identifiera och eliminera onödiga processer och aktiviteter.
• Minskade risker: Ledningssystemet kan hjälpa organisationen att minska riskerna genom att identifiera och hantera risker som kan påverka organisationens verksamhet.
• Förbättrad kvalitet: Ledningssystemet kan hjälpa organisationen att förbättra sin kvalitet på produkter och tjänster genom att identifiera och eliminera kvalitetsproblem.
• Ökad kundnöjdhet: Genom att förbättra kvaliteten på produkter och tjänster och minska riskerna kan organisationen öka kundnöjdheten och därmed säkra kundernas lojalitet.
• Bättre beslutsfattande: Genom att mäta och utvärdera ledningssystemets prestanda kan organisationen ta bättre beslut baserat på fakta och data.
• Ökad lönsamhet: Genom att öka effektiviteten, minska riskerna, förbättra kvaliteten och öka kundnöjdheten kan organisationen öka sin lönsamhet på lång sikt.
Vad ska jag tänka på vid införandet?
För att införandet av ledningssystem ska bli lyckat behöver du förankra förändringarna med din organisation. Se till att du får med dig såväl ledningen som processansvariga. Ju mer du får med dig kollegorna och övriga organisationen, desto snabbare får ni ett ledningssystem som används och lever. På så vis får ni ett system som bygger på gemensamma insatser och engagemang.
Är ledningssystemet svårt att använda?
För att införandet av ledningssystem ska bli lyckat behöver du förankra förändringarna med din organisation. Se till att du får med dig såväl ledningen som processansvariga. Ju mer du får med dig kollegorna och övriga organisationen, desto snabbare får ni ett ledningssystem som används och lever. På så vis får ni ett system som bygger på gemensamma insatser och engagemang.
Vilka är fördelarna med att ha ledningssystemet i Microsoft 365?
Om er organisation redan använder Microsoft 365 finns det många fördelar med att använda Koll 365 Ledningssystem. Det är användarvänligt vilket innebär att även personer med begränsad datorvana med lätthet kan nyttja det. I och med att tjänsten bygger på Microsoft 365-komponenter finns det stora möjligheter att integrera ledningssystemet med exempelvis Microsoft Teams. All data som genereras finns i er egen Microsoft 365-miljö, vilket innebär att om ni skulle säga upp tjänsten kommer datan fortsätta finnas tillgänglig i er egen miljö.
Är ett ledningssystem bara till för ledningen?
Nej. Ett ledningssystem bör vara till för alla på företaget för att där kunna ta del av information kring alla processer. Det fungerar helt enkelt som ett stöd för medarbetarna i det dagliga arbetet – inte bara för högsta ledningen.
Hur säkert är Koll 365 Ledningssystem?
Eftersom ledningssystemet bygger på komponenter i Microsoft 365, är säkerheten en prioriterad aspekt. Det innebär att ledningssystemet anammar den säkerhet som ni har i er Microsoft 365-miljö, exempelvis med multifaktorautentisering.
Lagras datan i SharePoint Online?
Ja. All data som skapas eller sparas i ledningssystemet lagras i SharePoint Online. Det innebär att du automatiskt får fördelar som exempelvis versionshantering (vilket innebär att alla ändringar blir spårbara).
Behov av avvikelsehantering, helpdesk eller annan form av ärendehantering? Ta en titt på vårt Koll 365 Ärendehanteringssystem.