Vad kan man göra med en Copilot-licens?

1. Starta Copilot i Teams-möten

Du bör starta Copilot i Teams-möten när du vill kunna vara mer närvarande i samtalet och samtidigt få en automatisk sammanfattning efteråt.

En av de mest användbara funktionerna i Microsoft 365 Copilot är mötessammanfattningar. När Copilot är igång i ett Teams-möte kan den transkribera samtalet, sammanfatta vad som sagts och plocka fram åtgärder som nämnts under mötet.

Det förändrar hur man kan delta i möten. I stället för att hela tiden anteckna manuellt kan du fokusera på diskussionen. Efter mötet får du en sammanfattning som visar de viktigaste punkterna och eventuella uppföljningsuppgifter.

Vad får du efter ett möte med Copilot?

Efter ett möte med Copilot kan du få en sammanfattning av mötet och en lista över uppföljningsuppgifter.

• Sammanfattning av vad som diskuterades.
• Beslut eller slutsatser som nämnts.
• Uppgifter som tilldelats personer.
• Information om vem som ansvarar för vad.
• Möjlighet att gå tillbaka till mötets sammanfattning i efterhand.

Så startar du Copilot i ett Teams-möte

1. Gå in i Teams-mötet.
2. Starta Copilot.
3. Välj språk för mötet, exempelvis svenska eller engelska.
4. Bekräfta att transkriptionen ska starta.
5. Informera deltagarna genom den automatiska aviseringen om att transkriptionen har startats.
6. Fortsätt mötet som vanligt.
7. Gå till sammanfattningen efter mötet.

Kan du ställa frågor till Copilot under ett pågående möte?

Ja, du kan ställa frågor till Copilot under ett pågående möte, till exempel be den sammanfatta mötet hittills, lista åtgärder eller identifiera frågor som ännu inte har landat i beslut.

Det kan vara särskilt användbart i längre möten, workshops eller diskussioner där många ämnen behandlas. Du kan till exempel fråga:

• Sammanfatta mötet hittills.
• Lista åtgärdsobjekt.
• Vilka frågor har vi inte kommit till beslut om?
• Vilka ämnen har vi lämnat öppna?
• Vad behöver vi följa upp efter mötet?

För många är dock den största nyttan inte att chatta med Copilot under själva mötet, utan att få en bra sammanfattning efteråt.

2. Aktivera Facilitator i möten

Facilitator är en funktion i Teams-möten som kan hjälpa till att föra anteckningar i realtid och stödja mötesstrukturen under pågående möte.

När Facilitator aktiveras i ett möte kan den börja skapa anteckningar under mötets gång. Den kan också användas som en slags digital mötesstödjare. Du kan exempelvis be den hålla koll på agendan och påpeka när mötet rör sig utanför ämnet.

Vad kan Facilitator användas till?

Facilitator kan användas för att skapa realtidsanteckningar, granska agendan och hjälpa mötet att hålla fokus.

• Föra anteckningar under mötet.
• Hålla koll på agenda och mötesstruktur.
• Påminna deltagarna om mötet glider bort från ämnet.
• Ge synliga kommentarer i möteschatten.
• Fungera som stöd för mötesledaren.

Så aktiverar du Facilitator

1. Öppna ett pågående Teams-möte.
2. Gå till menyn Mer.
3. Välj Aktivera facilitator.
4. Gå till möteschatten.
5. Tagga Facilitator på samma sätt som du kan tagga en person.
6. Skriv en instruktion, till exempel: “Kan du se till att vi håller oss till dagens agenda i detta möte och påpeka när vi rör oss utanför den?”

Vem ser kommentarerna från Facilitator?

Kommentarerna från Facilitator läggs i möteschatten och är därför synliga för deltagarna i mötet.

Det gör funktionen öppen och gemensam. Den passar därför bäst när gruppen är överens om hur den ska användas och när det är tydligt att syftet är att hjälpa mötet framåt.

3. Ha möten med dig själv

Du kan använda Copilot genom att boka ett möte med dig själv, starta Copilot och prata fritt för att sedan få en strukturerad sammanfattning.

Det här är ett enkelt men kraftfullt arbetssätt. Om du har många idéer i huvudet, behöver brainstorma, förbereda ett ämne eller resonera dig fram till en struktur kan du boka ett eget Teams-möte, starta Copilot och prata högt.

Du behöver inte formulera dig perfekt. Du kan hoppa mellan ämnen, komma tillbaka till tidigare tankar och lägga till sådant du kommer på längs vägen. Efteråt kan Copilot skapa en sammanfattning som blir mer strukturerad än det muntliga resonemanget.

När passar ett möte med dig själv?

Ett möte med dig själv passar när du vill tömma huvudet, brainstorma, skapa struktur eller omvandla lösa tankar till användbara anteckningar.

• När du ska förbereda ett möte.
• När du ska planera en presentation.
• När du ska formulera ett resonemang.
• När du har många idéer och behöver sortera dem.
• När du vill ersätta ostrukturerade anteckningar med en tydligare sammanfattning.
• När du vill prata fram ett första utkast till text, plan eller beslutsunderlag.

Exempel på prompt efter ett möte med dig själv

Efter ett självmöte kan du be Copilot strukturera dina tankar till en tydlig plan, sammanfattning eller åtgärdslista.

Exempel:

Sammanfatta mina tankar från mötet. Dela upp dem i huvudområden, identifiera vilka idéer som är mest konkreta och skapa en lista med nästa steg.

Det här gör att ett ostrukturerat muntligt flöde kan bli ett användbart arbetsmaterial.

4. Använd Copilot i fysiska möten

Du kan använda Copilot även i fysiska möten genom att starta ett Teams-möte på mobilen, slå på Copilot och låta telefonen fånga samtalet.

Många bra idéer uppstår inte i formella digitala möten. De uppstår vid ett bord, på en lunch, i ett projektsamtal eller när två personer diskuterar leveranser, planering eller utveckling. Om samtalet inte dokumenteras försvinner ofta mycket av värdet.

Genom att starta ett möte på mobilen och aktivera Copilot kan ni få en sammanfattning även av ett fysiskt samtal. Det kräver att deltagarna är medvetna om att Copilot är igång, men när den tröskeln är passerad kan det ge stor nytta.

Måste man boka ett möte för att använda Copilot i ett fysiskt samtal?

Det är klokt att boka ett möte även för ett fysiskt samtal, eftersom det blir lättare att hitta tillbaka till sammanfattningen efteråt.

Det kan finnas inställningar som påverkar om ad hoc-möten sparas på ett bra sätt. Därför är det praktiskt att boka ett möte i kalendern, även om mötet sker fysiskt. Då finns ett tydligt mötestillfälle att gå tillbaka till.

Så använder du Copilot i ett fysiskt möte

1. Boka ett Teams-möte i kalendern.
2. Öppna mötet i mobilen när det fysiska samtalet börjar.
3. Starta Copilot och transkription.
4. Placera mobilen så att samtalet kan fångas upp.
5. Berätta tydligt för deltagarna att Copilot är igång.
6. Genomför samtalet som vanligt.
7. Gå tillbaka till sammanfattningen efter mötet.

5. Ställ frågor om din arbetsinformation i Copilot Chat

Med Microsoft 365 Copilot kan du använda arbetsläget i Copilot Chat för att ställa frågor baserade på dokument, mejl, möten, konversationer och annan information du redan har tillgång till.

Det är här Copilot börjar skilja sig tydligt från en vanlig chatt. I arbetsläget kan den använda din Microsoft 365-kontext. Det gör att du kan ställa frågor som handlar om ditt faktiska arbete, inte bara generella frågor.

Vad är skillnaden mellan webb och arbete i Copilot Chat?

I webbläget arbetar Copilot främst med webbrelaterad information. I arbetsläget kan Copilot arbeta med information i din Microsoft 365-miljö som du redan har behörighet till.

Om du har en Microsoft 365 Copilot-licens kan du växla till arbetsläget. Det är där Copilot kan hitta dina dokument, mejl, Teams-konversationer och mötesrelaterad information.

Exempel: få feedback på din kommunikation

Du kan be Copilot analysera din kommunikation och ge utvecklande feedback baserat på meddelanden du skickat och svar du fått.

En användbar prompt kan vara:

Baserat på all min kommunikation med kunder och kollegor: kan du ge mig tips på hur jag kan vara tydligare i min kommunikation? Jag vill att du baserar detta på meddelanden som jag har skickat, men också på svar jag har fått från personer som inte har förstått mina avsikter. Gör en grundlig genomgång och ge både positiv och utvecklande feedback så att jag kan bli bättre.

Den här typen av fråga använder styrkan i att Copilot kan se mönster över tid. I stället för att bara skriva om enskilda mejl kan den hjälpa dig att förstå hur din kommunikation faktiskt uppfattas.

Exempel: skapa en åtgärdslista från dina senaste möten

Du kan be Copilot skapa en samlad åtgärdslista baserat på dina senaste möten, prioritera uppgifterna och föreslå datum.

Exempel på prompt:

Baserat på mina senaste möten vill jag att du tar fram en fullständig åtgärdslista med saker som har tilldelats mig. Prioritera uppgifterna, föreslå datum och skapa en tabell med alla uppgifter, inklusive en kort beskrivning av kontexten kring mötet och en länk till sammanfattningen.

Det här är särskilt användbart i slutet av veckan. Om du har haft många möten kan Copilot hjälpa dig att fånga upp uppgifter som annars riskerar att glömmas bort.

6. Använd agenterna Researcher och Analyst

Researcher och Analyst är agenter i Copilot som kan resonera längre och arbeta mer systematiskt med research respektive analys.

En vanlig chatt är ofta snabb och konversationsdriven. Det är bra när du vill ha ett snabbt svar. Men ibland behöver du att AI:n tänker längre, analyserar mer noggrant och arbetar stegvis. Då kan Researcher och Analyst vara användbara.

Vad gör Analyst i Copilot?

Analyst hjälper dig att analysera data, exempelvis i Excel-filer, identifiera trender och avvikelser, skapa visualiseringar och föreslå handlingsbara insikter.

Du kan ladda upp en Excel-fil och be Analyst göra en analys utan att själv specificera exakt vilka diagram eller tabeller som ska tas fram.

Exempel på prompt:

Analysera den finansiella datan i denna Excel-fil och identifiera viktiga trender eller avvikelser över tid. Skapa även visualiseringar och ge handlingsbara insikter eller rekommendationer baserat på analysen.

Analyst kan då resonera, köra kod i bakgrunden, skapa visualiseringar och formulera slutsatser. Resultatet kan exempelvis innehålla intäkter, kostnader, nettovinst, vinstmarginal, regionprestanda, kategoriuppdelning och rekommendationer.

Vad gör Researcher i Copilot?

Researcher fungerar som en forskningsassistent som kan samla information, resonera kring material och hjälpa dig att bygga en mer genomarbetad bild av ett ämne.

Researcher passar när du behöver samla och bearbeta information, exempelvis för nyhetsbevakning, underlag, jämförelser eller researcharbete. Den är byggd för längre resonemang och lämpar sig när du vill att AI:n ska tänka mer än i en vanlig snabb chatt.

När ska du använda Analyst i stället för vanlig Copilot Chat?

Använd Analyst när du vill analysera data, hitta mönster, arbeta med Excel-filer eller få visualiseringar och rekommendationer.

• När du har ett finansiellt underlag.
• När du vill se avvikelser över tid.
• När du vill få förslag på diagram.
• När du vill förstå trender i ett dataset.
• När du vill ha handlingsbara rekommendationer baserade på analys.

När ska du använda Researcher?

Använd Researcher när du behöver ett mer genomarbetat researchstöd och vill att Copilot ska resonera kring flera informationskällor eller material.

7. Be Copilot förklara Excel-formler

I Excel kan Copilot hjälpa dig att förstå formler genom att förklara dem i klartext.

Alla är inte Excel-experter. Även den som ibland bygger stora kalkyler kan komma tillbaka långt senare och undra hur en viss formel egentligen fungerar. Copilot kan då användas direkt i Excel för att förklara formeln steg för steg.

Varför är formelförklaringar i Excel användbara?

Formelförklaringar är användbara eftersom de gör komplexa formler begripliga även för den som inte vill tolka parenteser, funktioner och nästlade uttryck manuellt.

Om en cell innehåller en formel som exempelvis rensar bort tecken, byter ut text eller omvandlar värden, kan Copilot beskriva vad formeln gör i vanlig svenska. Det gör det enklare att felsöka, återanvända och förstå äldre kalkyler.

Så använder du Copilot för att förstå en Excel-formel

1. Öppna Excel-filen.
2. Markera cellen som innehåller formeln.
3. Klicka på Copilot-alternativet som visas vid cellen.
4. Välj Förklara den här formeln.
5. Läs Copilots beskrivning i klartext.

Vad kan Copilot förklara i en formel?

Copilot kan förklara vilka delar en formel består av, i vilken ordning de körs och vad slutresultatet blir.

• Vilken text som tas bort eller ersätts.
• Hur värden omvandlas.
• Vilka funktioner som används.
• Vad formeln gör steg för steg.
• Hur resultatet i cellen skapas.

8. Använd Copilots appfärdigheter i Excel

Med appfärdigheter i Excel kan Copilot inte bara svara på frågor om dokumentet, utan också hjälpa till att skapa insikter, diagram och analyser inne i arbetsboken.

I Excel finns både ett vanligt chattgränssnitt och särskilda appfärdigheter. I chattläget kan du ställa frågor om dokumentet och få tips. Med appfärdigheter kan Copilot arbeta mer direkt med filen, exempelvis genom att ta fram en unik insikt och infoga resultatet i ett blad.

Vad är appfärdigheter i Excel?

Appfärdigheter är funktioner i Copilot som låter AI:n utföra mer appnära uppgifter i Excel, till exempel analysera data, skapa grafer och föreslå insikter.

Det gör att du inte alltid behöver veta exakt vilken analys du vill göra. Du kan låta Copilot undersöka materialet och föreslå något som kan vara intressant.

Exempel: be Copilot hitta en unik insikt

Du kan be Copilot hitta en unik insikt i Excel, till exempel genom att undersöka relationer mellan intäkter och kostnader över tid.

Exempel på prompt:

Ge mig en unik insikt med hjälp av datan i den här arbetsboken.

Copilot kan då analysera relationer i materialet, skapa en graf och ge dig möjlighet att infoga resultatet i arbetsboken. Poängen är att du inte bara använder AI för att bekräfta dina egna antaganden, utan också låter den upptäcka sådant du själv kanske inte hade tänkt på.

När är Copilot i Excel extra användbart?

Copilot i Excel är extra användbart när du har data men inte är säker på vilka samband, avvikelser eller visualiseringar du bör börja med.

• När du vill förstå ett stort kalkylblad snabbare.
• När du vill hitta mönster i intäkter, kostnader eller resultat.
• När du vill skapa grafer utan att bygga allt manuellt.
• När du vill få en första analys att arbeta vidare med.
• När du vill låta AI föreslå insikter i stället för att själv styra allt från början.

9. Skapa PowerPoint-presentationer med företagets mall

Med Copilot i PowerPoint kan du skapa en presentation utifrån ett dokument och använda organisationens egen PowerPoint-mall.

Det här är en av de mest praktiska funktionerna för den som ofta skapar presentationer. I stället för att börja med en tom presentation kan du ge Copilot en referensfil, be den skapa ett visst antal sidor och välja företagets mall som design.

Resultatet blir inte alltid helt färdigt, men det kan ge ett starkt första utkast. Om Copilot tar dig 90 procent av vägen och du själv behöver justera resten kan du fortfarande spara mycket tid.

Hur skapar du en PowerPoint med Copilot och företagets mall?

1. Skapa en tom PowerPoint-presentation.
2. Öppna Copilot i PowerPoint.
3. Välj att skapa en ny presentation.
4. Lägg till en referensfil, till exempel ett Word-dokument eller annat underlag.
5. Skriv vad presentationen ska innehålla, exempelvis “Skapa tio sidor med information från dokumentet”.
6. Välj Ändra design.
7. Välj organisationens mall.
8. Låt Copilot skapa struktur och bilder.
9. Granska, justera och förfina presentationen manuellt.

Varför är företagsmallen viktig?

Företagsmallen är viktig eftersom presentationen då följer organisationens visuella identitet redan från början.

Det sparar tid och minskar behovet av manuell formatering. Copilot kan skapa innehåll, struktur och sidor samtidigt som den använder rätt färger, typsnitt och presentationslayout, förutsatt att mallen är korrekt tillgänglig för organisationen.

Behöver du fortfarande redigera presentationen?

Ja, du bör alltid granska och justera presentationer som skapas med Copilot.

AI kan skapa ett bra utkast, men mänsklig kvalitetssäkring behövs fortfarande. Du behöver kontrollera budskap, disposition, fakta, tonalitet, formgivning och om presentationen verkligen passar målgruppen.

10. Använd anteckningsböcker i Copilot

Anteckningsböcker i Copilot låter dig samla utvalda dokument och ställa frågor till just det materialet.

Det här är ett sätt att fokusera Copilot. I stället för att låta AI:n arbeta mot all tillgänglig information kan du skapa en anteckningsbok med specifika dokument, anteckningar och referenser. Sedan kan du ställa frågor där svaret ska baseras på just de källorna.

Vad är en anteckningsbok i Copilot?

En anteckningsbok är en avgränsad arbetsyta där du samlar relevant material och låter Copilot svara utifrån just det innehållet.

Det kan till exempel vara dokument, ekonomifiler, mötesanteckningar och OneNote-sidor. När materialet är samlat kan du be Copilot sammanfatta innehållet, jämföra dokument, skapa utkast eller hjälpa dig att ta fram ett förslag.

När ska du använda anteckningsböcker?

Du ska använda anteckningsböcker när du vill att Copilot ska fokusera på ett begränsat urval av information i stället för att använda all arbetsinformation.

• När du ska skapa en offert.
• När du ska skriva ett lösningsförslag.
• När du har flera mötesanteckningar som hör ihop.
• När du vill samla mejlkonversationer, dokument och mallar på ett ställe.
• När du vill att Copilot ska arbeta utifrån ett specifikt underlag.

Exempel: skapa en offert med hjälp av en anteckningsbok

För att skapa en offert kan du samla kunddialog, mötesanteckningar och offertmall i en anteckningsbok och sedan be Copilot ta fram ett nytt utkast utifrån just det materialet.

Exempel på prompt:

Utifrån dokumenten i den här anteckningsboken och vår offertmall vill jag att du hjälper mig att skapa ett första utkast till en ny offert. Använd bara informationen som finns i anteckningsboken och strukturera svaret enligt mallen.

Det gör anteckningsböcker särskilt användbara när du vill arbeta fokuserat, kontrollerat och kontextstyrt.

Vad kan man göra med en Microsoft 365 Copilot-licens?

Med en Microsoft 365 Copilot-licens kan du använda Copilot tillsammans med din arbetsinformation i Microsoft 365. Du kan sammanfatta möten, skapa åtgärdslistor, analysera dokument och Excel-filer, få hjälp i PowerPoint, använda agenter och samla utvalda källor i anteckningsböcker.

Får Copilot tillgång till alla dokument?

Copilot arbetar med den information du redan har behörighet till. Den ger dig inte automatiskt nya behörigheter till dokument du inte får se.

Kan Copilot användas i Teams-möten?

Ja, Copilot kan användas i Teams-möten för att transkribera samtalet, skapa sammanfattningar och identifiera uppföljningsuppgifter.

Kan vem som helst starta Copilot i ett möte?

Inom samma organisation kan en deltagare med Copilot-licens starta Copilot i mötet. En deltagare från en annan organisation kan däremot inte starta Copilot i ett möte som ägs av din organisation.

Kan jag använda Copilot om jag deltar i ett möte som någon annan har startat?

Ja, om mötet är inom samma organisation och du har rätt licens kan Copilot användas. Om mötet ägs av en annan organisation kan du däremot inte starta Copilot där.

Vad är Facilitator i Copilot?

Facilitator är en mötesfunktion som kan aktiveras i Teams för att föra anteckningar i realtid och hjälpa mötet att hålla struktur.

Ser alla deltagare Facilitators kommentarer?

Ja, kommentarer från Facilitator visas i möteschatten och är synliga för deltagarna.

Kan Copilot användas i fysiska möten?

Ja, du kan använda Copilot i fysiska möten genom att starta ett Teams-möte på mobilen, aktivera Copilot och låta den sammanfatta samtalet.

Måste jag boka ett möte för att använda Copilot i ett fysiskt samtal?

Det är rekommenderat att boka ett möte, eftersom sammanfattningen då blir lättare att hitta i efterhand.

Kan Copilot sammanställa åtgärder från mötesanteckningar i OneNote?

Ja, om mötesanteckningarna finns i OneNote kan du använda Copilot i OneNote för att sammanställa uppgifter och åtgärder.

Har Copilot Chat tillgång till information i alla Teams där jag är medlem?

Copilot kan arbeta med information som du själv har tillgång till. Om du är medlem i ett team och har behörighet till informationen kan den ingå i Copilots arbetskontext.

Vad är skillnaden mellan Analyst och Researcher?

Analyst används främst för analys av data, exempelvis Excel-filer, medan Researcher fungerar som en researchassistent för att samla, bearbeta och resonera kring information.

Kan Copilot analysera Excel-filer?

Ja, Copilot kan analysera Excel-filer, identifiera trender och avvikelser, skapa visualiseringar och ge rekommendationer.

Kan Copilot förklara Excel-formler?

Ja, Copilot kan förklara Excel-formler i klartext så att det blir lättare att förstå vad formeln gör.

Kan Copilot skapa PowerPoint-presentationer?

Ja, Copilot kan skapa PowerPoint-presentationer utifrån ett dokument och kan använda organisationens egen presentationsmall om den finns tillgänglig på rätt sätt.

Blir en Copilot-skapad PowerPoint färdig direkt?

Nej, du bör alltid granska och justera presentationen. Copilot kan skapa ett starkt första utkast, men mänsklig bearbetning behövs fortfarande.

Vad är anteckningsböcker i Copilot?

Anteckningsböcker är avgränsade arbetsytor där du samlar dokument och anteckningar så att Copilot kan svara utifrån just det materialet.

När är anteckningsböcker bättre än vanlig Copilot Chat?

Anteckningsböcker är bättre när du vill begränsa Copilot till ett specifikt underlag, till exempel inför en offert, ett lösningsförslag eller en sammanfattning av ett projektmaterial.

Hur bör en organisation börja med Copilot?

Organisationen bör börja med praktiska tester, utbildning, ledningsförankring, en AI-vision, en AI-policy och konkreta exempel på hur Copilot kan förenkla vardagen.

Vad är det viktigaste för att lyckas med Copilot?

Det viktigaste är att skapa nyfikenhet, avsätta tid för testning och koppla användningen till verkliga arbetsuppgifter. Copilot ger mest värde när den används praktiskt i vardagen.