Samarbetsplattform
Arbeta smartare i Koll 365 Samarbetsplattform – en fullständig lösning för samarbete, kommunikation och dokumenthantering!
Förenkla ert samarbete
Funktioner för konversationer, delade filer, delade anteckningar och uppgiftsplanering.
Allt i Microsoft 365
Bygger på komponenter i Microsoft 365 – allt integrerat för en rik användarupplevelse.
Löpande förenklingar
Vi säkerställer löpande förenklingar för er verksamhet genom en kontinuerlig leverans.
Koll 365 Modern Samarbetsplattform är mer användarvänlig, mer funktionsrik, snabbare och mer anpassningsbar till förändringar i verksamheten än ett klassiskt intranät: det är en fullständig lösning för kommunikation, nyhetsspridning, samarbete och dokumenthantering.
Vill du bli kontaktad?
Fyll i dina kontaktuppgifter så inleder vi en förutsättningslös dialog!
Skill Scandinavia AB
Samarbetsplattform som skapar tid till det viktiga
Glöm den gamla tidens intranät – med Koll 365 Samarbetsplattform ger vi möjligheter åt användaren och gör hantering av information, dokument och kommunikation smidigare. Tid över till det som är viktigt, helt enkelt.
Vår plattform bygger på olika komponenter i Microsoft 365. Allt hänger ihop för en rik användarupplevelse och ett funktionsrikt arbetssätt. Istället för att bygga unika lösningar som ofta blir tunga och konsultintensiva, fokuserar vi på nyttjande och effekthemtagning. Detta innebär att ni själva anpassar lösningen efter behov – avdelningar och team kan själva sätta upp samarbetsytor där all navigering hänger ihop.
Med vårt koncept för Modern Samarbetsplattform får ni en bra start på den nya tidens samarbete. Här täcker ni in hantering av olika dokumenttyper: styrande, redovisande samt personliga dokument läggs alla på sina naturliga platser i Microsoft 365. Istället för att bygga ytor för avdelningen eller projektet nyttjar ni Microsoft Teams i större utsträckning. Här finns funktioner för konversationer, delade filer, delade anteckningar och uppgiftsplanering, och så vidare.
Vi skapar en ingång i Microsoft 365 som vi sedan tillsammans med er justerar innehållet i. Här tydliggör vi hur man som användare kommer vidare till de resurser som är viktiga för det dagliga arbetet. Vi skapar bland annat länkar till ledningssystem, kommunikationskanaler och samarbetsytor.
Vad är en modern samarbetsplattform?
En modern samarbetsplattform är mycket mer än ett traditionellt intranät. Den representerar ett nytt sätt att arbeta, kommunicera och samarbeta inom organisationer. Tidigare intranät, som ofta var statiska och tungrodda, har idag ersatts av agila lösningar som bygger på moderna molntjänster. Plattformen är inte bara en teknisk lösning, utan också ett ramverk för att förenkla vardagen, förbättra informationsflöden och främja samarbete på arbetsplatser.
Framväxten av den moderna samarbetsplattformen är en direkt konsekvens av digitaliseringens framfart och de förändrade arbetsmönstren i organisationer. Den bygger på standardfunktioner i Microsoft 365 och kombinerar kommunikation, dokumenthantering, uppgiftshantering och samarbetslösningar för att skapa en sammanhängande och flexibel arbetsmiljö. Den moderna samarbetsplattformen handlar om att ge medarbetare verktyg för att arbeta snabbare, smidigare och mer effektivt – oavsett plats eller enhet.
Bakgrund: Från intranät till samarbetsplattform
Det traditionella intranätet
Historiskt sett var intranätet en central del av internkommunikationen i företag. Det byggdes med fokus på att skapa en landningssida för information och nyheter, med funktioner som gemensamma kalendrar, snabblänkar och avdelningsspecifika ytor. Genom kodning och anpassningar försökte man göra intranätet användarvänligt och visuellt tilltalande. Trots detta upplevdes ofta intranät som komplexa, långsamma och svåra att underhålla.
Ett stort problem med det traditionella intranätet var att det ofta blev en megafon för envägskommunikation. Det saknades interaktivitet och samarbetsmöjligheter, vilket ledde till att intranätet användes främst för att dela nyheter om företaget, snarare än att främja samarbete och kunskapsdelning.
Den nya eran med molnbaserade lösningar
Med framväxten av molntjänster förändrades spelplanen radikalt. Microsoft introducerade SharePoint Modern och senare Microsoft Teams, vilket möjliggjorde en helt ny typ av intranät och samarbetsplattform. Den nya tekniken gjorde det möjligt att skapa responsiva, lättarbetade och visuellt tilltalande lösningar som inte längre krävde omfattande kodning eller skräddarsydda funktioner.
Det stora genombrottet kom med lanseringen av Microsoft Teams, som erbjuder en flexibel och användarvänlig plattform för kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Teams har snabbt blivit en central del av den moderna samarbetsplattformen och ersätter många av de traditionella intranätfunktionerna med mer dynamiska och interaktiva lösningar.
Vad innehåller den moderna samarbetsplattformen?
Kommunikation och samarbete
Den moderna samarbetsplattformen bygger på att medarbetare ska kunna kommunicera och samarbeta smidigt, både internt och externt. Genom funktioner som chatt, videomöten och dokumentdelning kan organisationer skapa en arbetsmiljö där informationsflöden är snabbare och mer effektiva. Microsoft Teams spelar en central roll här och gör det möjligt att skapa specifika ytor för projekt, avdelningar eller kundsamarbeten.
Exempel på funktioner:
- Chatt och konversationer: Möjlighet att diskutera och dela information i realtid.
- Videomöten: Effektiva möten med hög ljud- och bildkvalitet.
- Samarbetsytor: Teamfunktioner där medarbetare kan dela dokument, planera projekt och följa upp uppgifter.
Dokumenthantering
En av de största utmaningarna med traditionella intranät var hanteringen av dokument. Den moderna samarbetsplattformen erbjuder en strukturerad och säker dokumenthantering, där dokument kan lagras, delas och redigeras gemensamt. Istället för att skapa flera versioner av samma dokument, som ofta förvirrar och försvårar samarbetet, kan medarbetare arbeta direkt i samma dokument i realtid.
Dokument delas in i fyra kategorier:
- Styrande dokument: Policys, instruktioner och rutiner som lagras i ledningssystem.
- Redovisande dokument: Mötesprotokoll eller andra dokument som rör hela organisationen.
- Arbetsdokument: Dokument som är specifika för projekt eller avdelningar.
- Personliga dokument: Dokument som endast är relevanta för en enskild medarbetare.
Uppgiftshantering
Den moderna samarbetsplattformen förenklar hanteringen av uppgifter och projektplanering. Med funktioner som Microsoft Planner kan team organisera och prioritera arbetsuppgifter, sätta deadlines och följa upp pågående projekt. Dessa verktyg är särskilt användbara för att skapa transparens och struktur i arbetsprocesserna.
Internkommunikation
Förutom att främja samarbete fokuserar plattformen också på att förbättra internkommunikationen. Genom att använda SharePoint Modern kan organisationer skapa landningssidor för nyheter, snabblänkar och gemensam information. Nyhetsflöden kan personaliseras så att medarbetare endast ser relevant information, vilket minskar informationsöverflödet och förbättrar effektiviteten.
Fördelar med en modern samarbetsplattform
1. Förbättrad informationsdelning
Med en modern samarbetsplattform delas information snabbare och mer effektivt. Medarbetare kan enkelt hitta och ta del av relevant information genom kraftfulla sökfunktioner och personcentrerade flöden.
2. Ökat samarbete
Plattformen främjar samarbete genom att göra det enkelt att dela dokument, kommunicera och planera tillsammans. Detta leder till en mer inkluderande och produktiv arbetsmiljö.
3. Nöjdare medarbetare
Genom att erbjuda moderna och användarvänliga verktyg skapas en arbetsmiljö där medarbetare känner sig inkluderade och delaktiga. Detta bidrar till högre engagemang och trivsel.
4. Högre säkerhet
Den moderna samarbetsplattformen innehåller avancerade säkerhetsfunktioner som säkerställer att känslig information hanteras korrekt. Exempelvis kan dokument klassificeras som konfidentiella och begränsas till specifika användare.
5. Attraktiv arbetsgivare
Genom att erbjuda moderna lösningar för distansarbete och samarbete blir organisationen mer attraktiv för nya generationer av medarbetare, som ofta söker digitalt mogna arbetsgivare.
Implementering: Från analys till effekt
För att införa en modern samarbetsplattform krävs en strukturerad process. På JSC används en GAP-analys för att identifiera nuläget och skapa en tydlig plan för implementering. Arbetet innefattar både tekniska lösningar och utbildning av medarbetare för att säkerställa att plattformen används korrekt och effektivt.
Steg i processen:
- Beredning: Identifiera behov och krav.
- Teknisk implementation: Sätta upp plattformen och strukturera innehållet.
- Utbildning: Förbereda medarbetarna genom kurser och workshops.
- Effekthemtagning: Säkerställa att plattformen används och ger önskad effekt genom kontinuerlig uppföljning och stöd.
Den moderna samarbetsplattformen är en given lösning för organisationer som vill förbättra internkommunikation, samarbete och informationshantering. Genom att utnyttja kraften i Microsoft 365 kan företag skapa en flexibel och användarvänlig arbetsmiljö som är säker, effektiv och framtidssäkrad. Med rätt implementering och stöd kan en modern samarbetsplattform bli en nyckelkomponent för att möta utmaningarna i dagens arbetsliv och skapa framgångsrika och välmående organisationer.
FAQ – Samarbetsplattformen
Vad är en modern samarbetsplattform?
En modern samarbetsplattform är en flexibel och användarvänlig lösning som kombinerar kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Den bygger på Microsoft 365 och använder verktyg som Microsoft Teams, SharePoint Modern, OneNote och Planner för att skapa en helhetslösning för organisationer.
Varför är intranätet historia?
Traditionella intranät var ofta tungrodda, konsultintensiva och byggda för envägskommunikation. De krävde stora förändringar i arbetssätt, vilket ofta ledde till motstånd från användarna. Med en modern samarbetsplattform flyttas makten till användarna, och tekniken blir snabbare, mer flexibel och lättare att anpassa till verksamhetens behov.
Vad gör Samarbetsplattformen unik?
Samarbetsplattformen baseras på Microsoft 365 och erbjuder en komplett lösning för samarbete, kommunikation och dokumenthantering. Den är snabbare, mer användarvänlig och anpassningsbar jämfört med ett klassiskt intranät. Dessutom tillåter den användare att själva skapa och hantera samarbetsytor.
Vilka funktioner ingår i Samarbetsplattformen?
Funktioner som ingår är bland annat: - Microsoft Teams för chatt, videomöten och samarbetsytor. - Delade filer för enkel tillgång och hantering av dokument. - OneNote och Planner för anteckningar och uppgiftsplanering. - En integrerad lösning där alla resurser hänger ihop.
Hur fungerar samarbetsytor i Koll 365?
Med Koll 365 kan team och avdelningar själva skapa samarbetsytor i Microsoft Teams. Dessa ytor är integrerade med resten av Microsoft 365, vilket innebär att ni får tillgång till delade filer, chattar, uppgiftsplanering och mycket mer – allt från en och samma plattform.
Hur hjälper Samarbetsplattformen oss att arbeta smartare?
Samarbetsplattformen samlar alla verktyg ni behöver för kommunikation, dokumenthantering och samarbete i en plattform. Det minskar tiden som går åt till att leta efter information eller använda flera olika system. Dessutom hjälper vi er att utveckla smarta arbetssätt som passar er organisation.
Vad är en "champion" och hur hjälper de oss?
En "champion" är en intern ambassadör som vi utbildar för att hjälpa era medarbetare att använda Samarbetsplattformen i sitt dagliga arbete. De fungerar som en länk mellan oss och era användare och bidrar till att driva engagemang och kontinuitet.
Hur säkerställs att Samarbetsplattformen håller sig uppdaterad?
Eftersom Samarbetsplattformen bygger på Microsoft 365 är den alltid uppdaterad med de senaste funktionerna. Vi arbetar dessutom löpande med att förenkla och optimera lösningen för att möta era behov.
Vad krävs för att komma igång med Koll 365?
Ni behöver ha Microsoft 365 som grund. Vi hjälper er att konfigurera plattformen och anpassa den efter era behov. Dessutom erbjuder vi stöd och utbildning för en smidig övergång.
Är Samarbetsplattformen säker?
Ja, Samarbetsplattformen omfattas av Microsofts höga säkerhetsstandarder. Det inkluderar dataskydd, kryptering och avancerad åtkomsthantering för att skydda er information.