Terranor om utbildning i Microsoft 365

Terranor är en ledande aktör inom drift och underhåll av vägar. Med verksamhet från Skurup till Arvidsjaur – och dessutom i Danmark och Finland – innebär det skiftande förhållanden för de drygt 200 anställda inom Terranor AB. Ur ett IT-perspektiv är det nödvändigt att arbeta med ”cloud only” för att kunna skala upp och ner i takt med upphandlingscykler.
”Vi har ingen egen hosting vilket möjliggör en större flexibilitet till en mer säker och kostnadseffektiv helhetsmiljö. Jag är också väldigt tacksam för den nya 5G-tekniken, den hjälper oss mycket i vår mobila verksamhet och produktion”, säger Rikard Frisk, IT-chef på Terranor Group.

Öka nyttjandegraden

De svenska, finska och danska verksamheterna är skilda juridiska bolag men IT är centraliserat, vilket innebär att Frisk ansvarar för 500 användare, globalt sett. I och med den geografiska spridningen hålls många Teamsmöten. Kunskapen i de digitala verktygen är med andra ord viktig.
”Jag är ganska operativ och har mycket kontakt med medarbetarna i verksamheten. I allt från planering av projekt till hur vi hanterar dokumentation överlag har jag noterat att vi behöver få en större erfarenhet och kunskap inom dom digitala hjälpmedel som finns kring O365. Vi hade som mål under 2023 att ytterligare stärka vår kunskap och effektivitet inom digitala redskapen till en nivå som motsvarar våra högt ställda krav inom bolaget. Vi vill inte köpa licenser för hela Microsoftsviten och veta att vi endast nyttjar 50 procent av den, bara för att vi inte har tillräcklig kunskap – inte för att vi inte har ett behov.”

Personlig undervisning

JSC gick in med utbildningsinsatser för cirka hundra anställda på Terranor. Med återkommande utbildningar höjdes kompetensen kontinuerligt. En kombination av undervisning i större grupper och individuell coachning innebar att medarbetarna fick konkreta råd för hur de hanterar verktygen i sin vardag.
”Utbildningen blir mer personligt anpassad på det här sättet. Det var ett koncept som vi verkligen gillade och trodde på. Alla är inte bekväma att ställa frågor i större forum. Att få personlig undervisning samt att få möjlighet till att lyfta de frågor man själv har är väldigt värdefullt och ger en mer personlig effekt ”, säger Frisk.

Öka den organisatoriska förmågan

Branschen som Terranor verkar i blir mer och mer high-tech även inom produktionsleden, menar Rikard Frisk. Effekten av att höja den digitala kompetensen hos medarbetarna ger stora fördelar.
”Dels ökar det kraftigt effektiviteten – man kan jobba effektivare och enklare. I det långa loppet tror jag också att det ökar den organisatoriska förmågan. Det blir ganska tungt mentalt samt svårjobbat att inte hålla ordning på sin dokumenthantering på ett strukturerat och dokumenterat vis. Alla får tillgång till samma data, alla jobbar på samma sätt. Det finns många stora fördelar.”

Färre mail – mer Teams

Man arbetar idag i högre utsträckning med onlineversioner av dokument istället för att bifoga filer, vilket innebär att man slipper osäkerheten över vilken version som är rätt och vilka som har behörighet till dokumenten – en återkommande huvudvärk på många arbetsplatser. Kunskapsnivån har höjts bland medarbetarna, berättar Rikard, men den stora vinningen är att synliggöra nyttan med nya arbetssätt.
”Det skickas färre mail, det skickas fler teamsmeddelanden, vilket jag förespråkar därför att som vi vet så är det säkrare att använda Teams till exempel. I mail är det lätt att det beblandas med eventuell phishing eller annan ovälkommen skräppost. Vi har vårt huvudkontor i Solna, men i övrigt är verksamheten från Skurup till Arvidsjaur så vi använder teams väldigt mycket. Och då är det helt enkelt bra att kunna utnyttja det verktyget fullt ut”, avslutar Rikard Frisk.

Se JSC:s utbildningspaket